Personeelswinkeldiefstal

Diensten

Bedrijfs onderzoeken

Personeelswinkeldiefstal - Interne criminaliteit

 

PARTNER VAN ONDERNEMERS EN PARTICULIEREN

 

Reeds meer dan 30 jaar ervaring,

 

Onze persoonlijke aanpak maakt het verschil!

 

Wij werken enkel met vergunde Privé Detectives, zowel vrouwelijk als mannelijk

 

Diverse specialiteiten

 

100 % discretieplicht

 

Consulteer ons vrijblijvend en maak gebruik van onze jarenlange expertise

Inleiding

Zo’n 40% van de winkeldiefstallen wordt gepleegd door eigen medewerkers. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat 40% van het personeel steelt. Het ene bedrijf heeft er vaker mee te maken dan het andere. Toch geeft ongeveer een kwart van alle ondernemers in de detailhandel aan al eens met een vorm van interne criminaliteit te maken te hebben gehad. Feit is en blijft dat diefstal door eigen mensen regelmatig voorkomt en voor veel problemen zorgt. Niet alleen op financieel gebied (rendementverlies), maar zeker ook emotioneel. Collega’s vertrouwen elkaar niet meer; de spanning binnen het team is te snijden; het gevoel van veiligheid is opeens verdwenen. Natuurlijk werkt dat door in de prestaties op de winkelvloer en in het contact met de klant. En ook dát heeft weer een negatieve invloed op het rendement. Het is dus van belang dat er goede afspraken met elkaar worden gemaakt.

Wij geven u enkele tips om binnen uw bedrijf interne criminaliteit zoveel mogelijk te voorkomen en bespreekbaar te maken. Ook wordt aan gegeven wat u kunt doen als het toch fout is gegaan.

 

Algemeen

Er zijn verschillende vormen van interne criminaliteit. Diefstal van geld of goederen, maar ook diefstal van tijd of inkoopfraude vallen hieronder. Interne criminaliteit begint bij personeel dat zichzelf een excuus verschaft om te stelen of te frauderen. Deze excuses kunnen liggen in de persoonlijke sfeer, wanneer een personeelslid krap bij kas zit, of onder druk van vrienden staat. Rancuneuze motieven, die kunnen ontstaan bij conflicten of geschillen tussen een personeelslid en de werkgever, kunnen ook een rol spelen.

 

Duidelijke afspraken

Zorg dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en dat het onderwerp interne criminaliteit niet in de taboesfeer blijft. Maak dit onderwerp tijdens werkoverleggen en functioneringsgesprekken bespreekbaar.

 

Alert zijn op signalen

U kunt zelf veel doen om diefstal door eigen medewerkers te voorkomen. Belangrijk is dat u alert bent op signalen die kunnen duiden op interne fraude.

 

Signalen die kunnen duiden op interne fraude:

• Plotseling vertrek medewerker zonder specifi eke reden.

• Gevoel, intuïtie: hier klopt iets niet.

• Non-verbaal: rood hoofd, stilvallen, zenuwachtig.

• Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg.

• Opvallend vaste patronen in pauzes.

• Smoezen verzinnen (eerder naar huis).

• Hoog ziekteverzuim.

• Niet houden aan regels en procedures.

• Een levensstijl van de medewerker die niet overeenkomt met zijn inkomen.

• Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega.

• Heimelijke telefoongesprekken.

• Veelvuldig foutbonnen, retouren, kastekort bij dezelfde mensen.

• Sparen in de kassa, aantekeningen bij de kassa.

• Tips van klanten: geen bon, datum klopt niet, bonbedrag klopt niet.

• Veelvuldig voorkomen ronde verschillen.

• Nooit kasverschil.

• Leveranciers die aangeven orders te missen.

• Ongebruikelijke leveringen.

• Opengemaakte verpakkingen in het magazijn.

• Vaak schade aan bepaalde artikelen.

• Verstopte goederen in personeelsruimte of kluisjes

 

Huishoudelijk reglement

Zorg voor een duidelijk huishoudelijk reglement. Zo’n reglement geeft grenzen aan, maar schept ook duidelijkheid.

Wat zijn de normen voor uw bedrijf? Hoe wordt omgegaan met kasverschillen, retour- en ruilprocedures, personeelsaankopen, het openen en sluiten van de winkels etc. Geef duidelijk aan welke consequenties het overtreden van de normen heeft.

 

Regels en Procedures

•Geef een kasinstructie, denk hierbij aan samen de kassa tellen of extra controle.

• Stel een sleutelprocedure op, zodat verschillende mensen openen en afsluiten.

• Zorg voor regels betreffende goederenruil en afschrijfprocedures.

• Zorg voor instructies betreffende geld retour aan een klant.

• Zorg voor duidelijke regels betreffende personeels aankopen.

• Zorg voor instructies betreffende personeelscontrole.

• Overleg regelmatig hoe als team om te gaan met signalen van interne criminaliteit.

• Laat het huishoudelijk reglement ondertekenen bij indiensttreding.

• Behoudt als leidinggevende altijd je voorbeeldfunctie

 

Aannemen personeel

Begin bij het begin: weet wie u binnenhaalt in uw bedrijf. Om het risico te beperken dat u iemand aanneemt die niet te vertrouwen is, kunt u gebruik maken van de toolkit

“Selecteren op Safe”. Schep daarnaast bij aanname van nieuw personeel duidelijkheid over het beleid. Neem het

huishoudelijk reglement door.

 

Zorgvuldige werving en selectie

• Zorg voor een identiteitscontrole, vraag altijd om officiële documenten en maak de kopieën zelf.

• Houd een kort referentieonderzoek, vraag bij een aantal referenties informatie over de sollicitant.

• Controleer diploma’s en CV.

• Vraag om een verklaring van goed gedrag.

 

Betrokkenheid medewerkers

Betrek uw personeel bij de bedrijfsvoering en geef ze hun eigen verantwoordelijkheid. Hoe meer medewerkers bij hun werk betrokken zijn, hoe hoger de drempel wordt om te frauderen. Houd met een vaste regelmaat werkoverleg en functioneringsgesprekken. Zorg dat uw personeel hierin haar eigen inbreng kwijt kan en geef als werk gever ook regelmatig complimenten.

 

Personeelscontrole

Personeelscontrole, ook wel visitatie genoemd, is niet hetzelfde als fouilleren. Dat is alleen aan de politie voorbehouden.

Toch zijn er andere manieren om de inhoud van jassen, handbagage, fietstassen etc. te controleren.

U kunt hierbij bijvoorbeeld gebruik maken van een dobbelsteensysteem: Laat iedereen die vertrekt structureel met een dobbelsteen gooien, wanneer er een 6 wordt gegooid dient die persoon zijn jaszakken en tassen te legen. Binnen uw winkel mag u eigen medewerkers altijd controleren, mits de visitatieregeling opgenomen is in het huishoudelijk reglement. U kunt de visitatie ook door de veiligheidsdienst of onderling laten uitvoeren.

 

Technische en bouwkundige hulpmiddelen

Er zijn technische en elektronische hulpmiddelen voorhanden die kunnen ondersteunen bij het terugdringen van interne criminaliteit. Zo brengen (verborgen) camerasystemen situaties duidelijk in beeld en kunnen deze als bewijsmateriaal dienen. Het opnemen van beelden is echter wel aan banden gelegd. Voorwaarde is dat uw werknemers weten dat er cameratoezicht plaats kan vinden, zodat u geen strafbaar feit pleegt. U kunt in het huishoudelijk reglement of in het contract hierover een passage opnemen, zodat uw medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Minder kostbaar, maar toch effectief kunnen bouwkundige maatregelen zijn. Hierbij kunt u denken aan spiegels in de winkel, kluizen en sleutelkastjes.

 

Als het dan toch gebeurt!

 

Algemeen

Als er sprake is van een signaal, wil dat nog niet direct zeggen dat er ook daadwerkelijk fraude wordt gepleegd. Dit moet eerst onderzocht worden. Doel van een onderzoek is om te kijken of er daadwerkelijk fraude is gepleegd. Als dat het geval is, is het zaak de feiten (bewijzen!) op tafel te krijgen en de ‘dader’ te achterhalen. Het hangt van de situatie in het bedrijf af welke methode en welke middelen daarbij gehanteerd kunnen worden. Eén van de mogelijkheden is de zaak zelf op te pakken: men kan controles uitoefenen, eventuele videobeelden bekijken, kassastaten uitdraaien of een persoonlijk gesprek aangaan met de medewerker in kwestie. Een tip is om vaste patronen, zoals pauzes, te doorbreken. Dat kan heel wat informatie opleveren. Bedenk echter wel dat u bij eigen onderzoek zelf zeer nauw bij de zaak betrokken raakt en fouten kunt maken. U kunt ook de hulp inroepen van specialisten, zoals een recherchebureau. Dan is de emotionele betrokkenheid minder. Wij professionals kunnen de zaak op een efficiënte en doelgerichte manier afhandelen.

 

Waarschuwing

Wanneer u een werknemer aanspreekt op zijn of haar (wan) gedrag is het verstandig dit ook schriftelijk vast te leggen. Een officiële waarschuwing kan bewaard worden bij het personeelsdossier. Bevestig gemaakte afspraken/getuigenissen op papier en laat deze ondertekenen door de betreffende werknemer. Het kan raadzaam zijn om een arbeidsjurist in te schakelen, zodat u weet wat u vast dient te leggen. Bij ernstigere incidenten beschikt u dan over juridisch bewijs materiaal

om tot arbeidsontbindende voorwaarden te komen.

 

Ontslag

Wanneer de arbeidsverhouding door interne criminaliteit dusdanig verstoord is dat verdere voortzetting van de samenwerking niet meer tot de mogelijkheden behoort, kunt u overgaan tot een ontslagprocedure.

De snelste weg met de laagste kosten voor u als werkgever, is de medewerker zelf ontslag laten nemen met/ zonder terugbetaling van de schade. U dient de medewerker hierbij een verklaring te laten tekenen, het liefst met nog iemand aanwezig. U hoeft in deze verklaring niet de reden van het ontslag te op te nemen.

 

Vraag vrijblijvende inlichtingen hoe wij u verder kunnen helpen over onze diensten i.v.m. personeelswinkeldiefstal.

 

L O C A T I O N S

BRUSSEL

 

Drukpersstraat / rue de la Presse

1000 Brussel / Bruxelles

HASSELT

 

Kattegatstraat

3500 Hasselt

KORTRIJK

 

President Kennedypark

8500 Kortrijk / Courtrai

LEUVEN

 

Brusselsestraat

3000 Leuven

GENT

 

Akkerhage

9000 Gent

MOESKROEN

 

Grand-place

7700 Moeskroen/Moucron

ANTWERPEN

 

Gerard le Grellelaan

2020 Antwerpen

DOORNIK

 

Rue de Maire

7503 Froyennes

BRUGGE

 

Kapellestraat

8020 Oostkamp

MONS

 

Avenue Melina Mercouri

7000 Bergen/Mons

CHARLEROI

 

Chaussée De Courcelles

Gosselies, 6041 Charleroi

LIEGE

 

Place des Guillemins

4000 Liege

NAMUR

 

Rue du Premier Lanciers

5000 Namur

"Het kantoor is zowel actief in het binnen- en buitenland in samenwerking met buitenlandse partners"

ibz

Wij werken enkel via vergunde privédetectives erkend door de Fed. Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, H.H. 14.1677.03.

Copyright © 2016 by "Detectives Consult" · All Rights reserved

Detectives Consult

Contact

+32 (0) 472 010035 (7/7)

+32 (0) 475 702955